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Contract Management (Calls for Tenders)

The main objective of this by-law is to assure citizens that the money spent on the acquisition of goods and services is in accordance with a proper administration.

A municipality that wishes to award a service, construction or supply contract exceeding $101 100 must  proceed by public tender.

You can view the Town of Pincourt’s public calls for tenders on the Quebec government’s Système électronique d'appel d'offres (SÉAO).

SEAO list last update

For  more information, please contact:

Town Clerk and Communication Department
Phone: 514 453-8981, ext. 346
E-mail: greffe@villepincourt.qc.ca

 

Contract Management Report

2018 Report  (french only)

 

PROCÉDURE PORTANT SUR LA RÉCEPTION ET L’EXAMEN DES PLAINTES FORMULÉES DANS LE CADRE DE L’ADJUDICATION OU DE L’ATTRIBUTION D’UN CONTRAT

Suite à l’adoption de la Loi favorisant la surveillance des contrats des organismes publics et instituant l’Autorité des marchés publics, tout organisme municipal doit obligatoirement avoir adopté, au 25 mai 2019, une procédure portant sur la réception et l’examen des plaintes formulées dans le cadre de l’adjudication d’un contrat suite à une demande de soumission publique ou de l’avis d’intention d’attribuer à un fournisseur unique, un contrat de gré à gré comportant une dépense égale ou supérieure au seuil de demande de soumission publique.

Les plaintes admissibles ne peuvent concerner que les contrats dont la valeur est de 101 100 $ ou plus*. Les plaintes doivent obligatoirement être déposées à l’aide du formulaire officiel de l’Autorité des marchés publics.

La procédure de traitement et d'examen des plaintes est comprises aux articles 73 à 78 du Règlement sur la gestion contractuelle 877-01.

CONTENT OF THE COMPLAINT

• Date ;
• Identification and contact details :
    o name
    o adress
    o phone number
    o e-mail adress
• Identification of the bid:
    o bid solicitation number
    o SEAO reference number
    o title

• Exposé détaillé des motifs au soutien de la plainte;
• Le cas échéant, tout document pertinent au soutien des motifs de la plainte ;
• Toute autre information requise dans le formulaire déterminé par l’Autorité des marchés publics

Admissibility of a complaint

To be admissible, a complaint must be :

a) must be filed by a person or group of persons interested
b) sent electronically to the person in charge identified in the procedure. 

                                  plaintecontractuelle@villepincourt.qc.ca

c) filed on the form determined by the Autorité des marchés publics;
d) filed with the municipality not later than the complaint filing deadline indicated on the electronic tendering system approved by the Government SEAO;
e) on an ongoing public call for tenders;
f) on the tender documents publish on the Government SEAO;
g) based on one of the grounds listed in section 74 of By-law 877-01.

 Avis d'intention - Fournisseur unique

La Ville doit, au moins 15 jours avant de conclure de gré à gré un contrat en vertu du paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13, publier dans le système électronique d’appel d’offres un avis d’intention permettant à toute entreprise de manifester son intérêt à réaliser ce contrat.

L’avis d’intention indique notamment :

1° le nom de l’entreprise avec qui l’organisme public envisage de conclure de gré à gré le contrat;
2° la description détaillée des besoins de l’organisme public et des obligations prévues au contrat;
3° la date prévue de conclusion du contrat;
4° les motifs invoqués par l’organisme public pour conclure le contrat de gré à gré malgré le fait qu’il comporte une dépense égale ou supérieure au seuil d’appel d’offres public;
5° l’adresse et la date limite fixée pour qu’une entreprise manifeste par voie électronique son intérêt et démontre qu’elle est en mesure de réaliser ce contrat selon les besoins et les obligations énoncés dans l’avis d’intention, laquelle date précède de cinq jours celle prévue de conclusion du contrat.